Tietosuojaseloste

Päivitetty: 28.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Hietasaaren siirtolapuutarhayhdistys ry
Y-tunnus: 3173618-4
Postiosoite: Viherkuja 1, 90510 Oulu, Suomi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Lotta Rönnberg
Sähköposti: info@hietasaarensiirtolapuutarha.fi

2. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Yhdistyksen verkkosivustolla (hietasaarensiirtolapuutarha.fi) on käytössä suljettu jäsenosio, johon pääsyn edellytyksenä on sähköpostiosoitteella tehty rekisteröityminen ja kirjautuminen. Sähköpostiosoitteen käsittelyn tarkoituksena on varmistaa, että vain yhdistyksen jäsenille tarkoitettu sisältö (esim. ohjeet ja jäsenyyteen liittyvät tiedot) on näkyvissä vain jäsenille, eikä suurelle yleisölle.

Tämä sivuston käyttäjätunnistautuminen on tekninen apuväline pääsynhallintaan, eikä se ole sama asia kuin yhdistyksen virallinen jäsenrekisteri, jota ylläpidetään erikseen yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisesti.

Käsittelyn oikeusperuste on yhdistyksen oikeutettu etu (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 artikla 1 f-kohta): yhdistyksellä on perusteltu tarve rajata jäsenille tarkoitettu tieto vain jäsenten saataville.

3. Käsiteltävät tiedot

3.1 Suljetun jäsenosion kirjautuminen (verkkosivusto)

Sivuston jäsenosion kirjautumisjärjestelmä kerää ja tallentaa:

  • nimen (etunimi ja sukunimi)
  • sähköpostiosoitteen
  • rekisteröitymisen ja kirjautumisten ajankohdan
  • rekisteröitymisen IP-osoitteen (kerätään verkkosivustoalustan teknisenä toimintona tietoturvan, väärinkäytösten estämisen ja lokitietojen ylläpitämisen vuoksi)
  • käyttäjän itse asettaman salasanan tallennettuna salattuna

Emme kerää jäsenosion kautta muita henkilötietoja (kuten osoitetta tai puhelinnumeroa), ellei käyttäjä niitä erikseen anna esimerkiksi yhteydenoton yhteydessä.

Tämä kirjautuminen on erillinen tekninen mekanismi eikä sama asia kuin alla kuvattu virallinen jäsenrekisteri.

3.2 Jäseneksi liittyminen, eroaminen ja yhteystietojen muutokset (Google Forms -lomake)

Yhdistyksen verkkosivustolla on linkki Google Forms -palvelulla toteutettuun lomakkeeseen, jolla henkilö voi liittyä yhdistyksen jäseneksi (varsinaisena jäsenenä, perhejäsenenä tai kannatusjäsenenä), erota yhdistyksestä tai päivittää omia tietojaan. Lomake on henkilökohtainen: jos samasta taloudesta liittyy useampi perheenjäsen, jokainen täyttää oman lomakkeensa.

Lomakkeella kerätään:

  • sähköpostiosoite (pakollinen)
  • ilmoituksen tyyppi: liittyminen varsinaiseksi jäseneksi, perhejäseneksi tai kannatusjäseneksi, eroaminen, tai tietojen päivittäminen (pakollinen)
  • palstan numero (pakollinen varsinaisilta ja perhejäseniltä)
  • sukunimi ja kaikki etunimet (pakollinen — yhdistyslain 11 §:n edellyttämä tieto)
  • kotipaikka (pakollinen — yhdistyslain 11 §:n edellyttämä tieto)
  • osoite, postinumero ja postitoimipaikka (pakollinen)
  • puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • syntymäaika (vapaaehtoinen)
  • vapaamuotoinen lisätieto/kysymys (vapaaehtoinen; tässä kentässä ilmoitetaan myös, jos eroaminen koskee koko perhettä)

Lomakkeella voi lisäksi erikseen kieltää (a) yhteystietojen käytön yhdistyksen sisäiseen tiedotukseen (esim. kokouskutsut) ja (b) yhteystietojen luovuttamisen yhdistyksen ulkopuolisille, hallituksen hyväksymille tahoille (esim. siirtolapuutarha-aatteeseen liittyvän harrastustoiminnan vetäjät).

Käsittelyn tarkoitus: jäsenrekisterin ylläpito ja jäsenmaksujen laskutus, sekä — mikäli jäsen ei ole erikseen kieltänyt tätä — yhdistyksen sisäinen tiedotus ja siirtolapuutarha-aatteeseen liittyvä harrastustoiminta.

Käsittelyn peruste: yhdistyksen lakisääteinen velvoite pitää jäsenluetteloa (yhdistyslaki 11 §) sekä jäsenyyssuhteen täytäntöönpano. Sisäiseen tiedotukseen ja harrastustoimintaan liittyvän tiedon osalta peruste on yhdistyksen oikeutettu etu, jota jäsen voi rajoittaa lomakkeen kieltovalinnoilla.

Lomakevastaukset tallentuvat Googlen palveluun (Google Forms), jonka tarjoaa Google Ireland Limited (EU/ETA-alue) osana Googlen globaalia palveluinfrastruktuuria. Google toimii tässä henkilötietojen käsittelijänä yhdistyksen lukuun, ja tietoja saatetaan käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella Googlen käyttämien tietosuojan vakiolausekkeiden (Standard Contractual Clauses) mukaisesti. Lisätietoa Googlen omasta tietosuojakäytännöstä: https://policies.google.com/privacy

4. Kuka pääsee tietoihin käsiksi

Suljetun jäsenosion sähköpostiosoitteet näkevät vain yhdistyksen verkkosivuston ylläpitäjät (verkkosivuston pääylläpitäjä ja yhdistyksen sihteeri), jotka hyväksyvät uudet rekisteröitymiset jäsenosioon.

Google Forms -lomakkeen vastaukset näkevät ne hallituksen jäsenet tai toimihenkilöt (yhdistyksen sihteeri, yhdistyksen puheenjohtaja ja verkkosivuston pääylläpitäjä), joilla on käyttöoikeus lomakkeen vastauksiin.

5. Tietojen luovuttaminen ja siirrot

Emme luovuta kerättyjä henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

  • Suljetun jäsenosion tiedot tallentuvat verkkosivustoalustamme (Webnode, s.r.o., Slovakia) palvelimille EU:n/ETA:n alueella. Webnode toimii henkilötietojen käsittelijänä yhdistyksen lukuun.
  • Jäsentietolomakkeen (Google Forms) vastaukset tallentuvat Googlen palveluun kohdassa 3.2 kuvatulla tavalla.

6. Tietojen säilytysaika

Suljetun jäsenosion sähköpostiosoite säilytetään niin kauan kuin henkilö on rekisteröityneenä jäsenosion käyttäjänä. Kun henkilö eroaa yhdistyksestä tai pyytää tietojensa poistamista, käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite poistetaan jäsenosion käyttäjälistalta kohtuullisessa ajassa.

Jäsentietolomakkeen kautta kerätyt tiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen, ja tarpeellisen ajan sen jälkeen kirjanpito- tai muun lakisääteisen velvoitteen niin edellyttäessä.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

  • saada tieto siitä, mitä sinua koskevia tietoja käsittelemme
  • pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
  • vastustaa käsittelyä
  • tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot tietojasi käsiteltävän lainvastaisesti

Näitä oikeuksia koskevat pyynnöt voi osoittaa kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.

8. Evästeet

Sivusto käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä, eikä kävijäseurantaa (esim. Google Analytics) ole käytössä.

9. Muutokset tähän selosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Muutoksista tiedotetaan tällä sivulla.